PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO (PADA) 2020 DEL INSTITUTO CHIHUAHUENSE PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

Jueves 26 de noviembre de 2020

Introducción   Durante el año 2019 el Instituto Chihuahuense para la Transparencia y Acceso Información Pública  (ICHITAIP), registró avances importantes tales como a realización de transferencias primarias,  capacitación a los sujetos obligados y  acompañamiento continuo servidores públicos que fungen como Responsables de Archivo de Trámite del ICHITAIP.   En la conformación del PADA del año 2020, se han considerado actividades y proyectos para mantener una adecuada gestión y organización archivística, tanto en los procesos físicos como en sus flujos documentales, fortaleciendo estas actividades con la implementación de la  Ley Estatal de Archivos y Ley General de Archivos.   Para el ejercicio 2020, de conformidad con el artículo 6º de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, el artículo 31, fracción V de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, artículo 19, Apartado B inciso e, Artículo 33 de la fracción XII y XIII de  la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Chihuahua, artículo 12, artículo 40 de la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua, artículo 23 de la Ley General de archivos, los sujetos obligados que cuenten con un sistema institucional de archivos, deberán elaborar un Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) y publicarlo en su portal electrónico en los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente, que constituya la guía de las actividades que se ejecutarán en los próximos meses en concordancia con las funciones.   Justificación   Se desarrolló el PADA-2020  con el fin de definir claramente las actividades, tiempos y responsables involucrados directamente en ejecutarlas, a través de la Dirección de Archivos y del Comité Técnico de Administración de Documentos y Archivos, los responsables de archivos de trámite que se han nombrado en cada una de las unidades administrativas y del Archivo de Concentración, a lo largo del ciclo de vida de los documentos y con ello dar continuidad a la implementación del Sistema Institucional de Archivos del Instituto.   Objetivo General   El objetivo general del PADA-2020, tiene como finalidad llevar a cabo acciones de gestión documental encaminadas al fortalecimiento de la transparencia y las condiciones que permitan garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información y la rendición de cuentas y  la organización y conservación de archivos considerando la adopción de las mejores prácticas en la materia.   Buscar el trabajo interdisciplinario SIEMPRE, para cualquier actividad relacionada con la gestión Documental y la administración de Archivos de la entidad.   Marco Normativo de Referencia   No. Disposición Jurídica 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano del Estado Chihuahua 3. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Publica 4. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Chihuahua 5. Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados 6. Ley de Protección de Datos Personales del Estado de Chihuahua 7. Ley General de Archivos 8. Ley de Archivos del Estado de Chihuahua 9. Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos   Planeación   El PADA-2020,  es un instrumento se elabora en congruencia a los procesos en los archivos de trámite de todas las unidades administrativas del ICHITAIP, así como en su Archivo de Concentración, al incorporar un cronograma en donde se precisan las actividades y se establecen tiempos para su realización, facilitando la coordinación y posibilitando avances significativos en la materia.   En cumplimiento a la normatividad mencionada y en apego a lo establecido en el artículo 28 fracciones IX de la Ley General de Archivos, corresponde a la Dirección de Archivos, Coordinar la operación de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico que resguarde el Instituto.   Programa 1: Instrumentos de Control Archivística   Actividad Ejecución Como parte de las Obligaciones de Transparencia y en atención al artículo 77 fracción XLV de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Chihuahua, se actualizará el Catalogo de disposición y Guía de archivo Documental en la Plataforma Nacional de Transparencia. Enero En atención al artículo 23 de la Ley General de Archivos, se elaborara el Programa Anual de Desarrollo Archivístico y posteriormente se publicara en el portal electrónico del Instituto, dentro de los primero 30 días naturales del ejercicio fiscal. Enero   Programa 2: Fortalecimiento del Sistema Institucional de Archivos                        Actividad Ejecución Reuniones de Comité Técnico De Administración de Documentos y Archivos mínimo 2 en el año y las que se necesiten de manera extraordinaria. El objetivo es dar el seguimiento del trabajo y pendientes que se tengan en cuanto a la administración documental del Instituto. Septiembre y Diciembre Reuniones  con enlaces de archivo de trámite. Para medir el avance en la integración de inventarios documentales en las unidades administrativas. Octubre y noviembre.   Programa 3: Mejora continúa de  software para la administración de documentos y archivos.   Actividad Ejecución Integrar módulo de control de préstamos de expedientes para archivo de trámite y archivo de concentración. Segundo Semestre Integrar un módulo que genere por sí mismo reportes de inventario general de archivo de trámite y concentración. Segundo Semestre Integrar módulo para el control, envío y recepción de correspondencia, interna y externa. Segundo  Semestre Integrar una modalidad de búsqueda avanzada, donde tome en consideración el campo de descripción y observaciones de la caratula del expediente, con el objetivo de tener accesibilidad oportuna a la información. Segundo Semestre   Programa 4: Capacitación al Personal de la Dirección de Archivos y Responsables de Archivos   Actividad Ejecución Adicional al personal que forma parte de la Dirección de Archivos, se debe capacitar en procesos  técnicos al personal que funge como Responsable de Archivo de trámite. Se consideran 3 capacitaciones externas en el año, así como promover que tomen los cursos o talleres virtuales que ofrece el INAI, AGN y ALA. Adicionalmente las veces que sea necesaria de manera interna. Permanentemente   Programa 5: Clasificación, Ordenación y transferencia primarias de archivos.   Actividad Descripción Ejecución Transferencias Primarias   Recibir transferencias  primarias en archivo de concentración de  expedientes que ya concluyeron su período de resguardo en la Unidad de Archivo de Trámite, esto en concordancia  como base la información del catálogo de disposición documental. Deben realizarse al menos 2 transferencias programadas en el año. Dicho procedimiento se lleva a cabo con el acompañamiento de  esta Dirección para asesorarlos en todas sus dudas. Junio y Noviembre Inventarios Documentales Continuidad en la integración del inventario documental en  archivo contenido en Concentración y la integración de inventario de lo existente en los espacios de archivo de trámite. Permanentemente     Identificación y evaluación de riesgos vinculados a los procesos de gestión documental   En este apartado se hace un análisis con el objetivo de identificar, evaluar, jerarquizar, controlar y dar seguimiento a los eventos y amenazas que obstaculicen o impidan el cumplimiento de los objetivos y metas.   Fortalezas Presupuesto asignado Capacitación Permanente Sistema automatizado de Gestión Documental   Debilidades Establecer un balance entre las actividades sustantivas y las actividades archivísticas. Actualización marco normativo interno en la materia. Falta de personal   Oportunidades Mejores prácticas internacionales   Amenazas No se cumpla con el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020                                                                                                                                                           Núm. Riesgo identificado Gravedad Probabilidad 1 Eliminación no autorizada de documentos. Muy grave Posible 2 Modificación no autorizada de documentos. Grave Posible 3 Perdida accidental de documentos. Muy grave Posible 4 Daño de documentos por factores de medioambiente. Grave Posible 5 Fallas del sistema de gestión documental Moderada Probable